Privatlivspolitik

GLIS Privatlivspolitik

Her kan du læse om

GLIS Privatlivspolitik Side 1
Behandling af data i GLIS. Side 5
GLIS regler for fotografering i skøjtehallen Side 9

Privatlivspolitik for Gladsaxe Ishockey kaldet GLIS

Version 01 2018-05-25

GLISs dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

GLIS er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Kasserer Bent S. Kristensen Adresse: Isbanevej 3 2860 Søborg Sekretariats adresse: Onsbjerg Allé 5 2860 Søborg CVR: 26655323 Telefonnr.: 40257557 Mail: kasserer@glis.dk Website: www.glis.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:
Oplysninger om ledere, trænere, materialefolk m.m.:

Almindelige personoplysninger:
- Registrerings- og kontaktoplysninger som
  - navn,
  - køn,
  - adresse,
  - indmeldelsesdato,
  - telefonnummer,
  - fødselsdato,
  - e-mailadresse
  - Hold
  - Oplysninger om evt. leje af skab til udstyr
  - Oplysninger om evt. lejet udstyr
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
Almindelige personoplysninger:
- Kontaktoplysninger udover almindelige oplysninger som medlemmer.
  - funktion
  - tillidsposter
  - bankkontonummer
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- CPR-nummer
- Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
Politiet for indhentning af børneattester
Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
Behandling efter lovkrav
Behandling med samtykke

Formålene:

Formål med behandling af medlemsoplysninger:
Formål med behandling af oplysninger på ledere, trænere, materialefolk m.m.:

Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
Administration af din relation til os
Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
Opfyldelse af lovkrav
Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.
Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til DIU og Holdsport i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet herunder, at opnå spiller licens for at kunnen spille med i DIU turneringen samt løbende informationer om aktiviteter i klubben.
Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
Videregivelse af oplysninger til Gladsaxe Kommunes sportscenter administration for at erhverve nøglebrikker for adgang til skøjtehallen.
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi også dine almindelige medlemsoplysninger i en periode efter din udmeldelse af foreningen
Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder eller værge. Vores udgangspunkt er 18 år.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer, holdsport mm.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Ledere og træneres navn, funktion i klubben, mobiltelefon nummer og e-mail offentliggøres på klubbens hjemmeside.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter din udmeldelse af foreningen. Data for udmeldte medlemmer ajourføres en gang om året før sæsonstart.

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter dit virke er ophørt. Data slettes som ved de øvrige medlemmer.
Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Data ajourføres en gang om året før sæsonstart.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse
Retten til sletning
Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse

Du vil ved indmeldelse og før hver sæson, få tilsendt en mail, hvor der udover oplysninger om det kommende medlemskontingent m.m., oplyses om hvilke data klubben har om dig.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside glis.dk. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Behandling af data hos GLIS Dokumentation for opfyldelse af fortegnelsespligten/dokumentationskravet Version 2

Fortegnelse over behandling af personoplysninger i GLIS

Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en idrætsforening i medfør af persondataforordningen. Idrætsforeninger er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer), jf. Vejledning til idrætsforeninger om behandling af personoplysninger, udgivet af DIF og DGI.

Den sidste kolonne skal udfyldes og ajourføres løbende af foreningen.

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i Gladsaxe Ishockey kaldet GLIS

Data for seneste ajourføring af dokumentet: version 01 2018-05-25

Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?

Kontaktoplysninger på navngivne personer.

Følgende bestyrelsesmedlemmer:

Bent S. Kristensen, 40257557 bsk@ekj.dk

Hvad er formålene med behandlingen?

Der skal være en beskrivelse af behandlingsformålene.

Formålet med behandlingerne i foreningen oplistes i overordnende kategorier.

Varetagelse af medlemsforhold og trænere og lederes forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning
Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven samt indberetning ved turneringsadministration til idrætsorganisationer
Indhentelse af børneattester
Hensyntagen til skader og helbredsforhold
Udbetaling af løn, godtgørelser og skatteindberetning
Behandling knyttet til bekæmpelse af doping og matchfixing
Bestilling af nøglebrikker hos Kommunen

Hvilke personoplysninger behandler vi?

Her bør oplistes de i foreningen behandlede personoplysninger.

Almindelige personoplysninger:

Navn
Køn
Mailadresse
Telefon
Adresse
Fødselsdato

Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

CPR-nummer
Helbredsoplysninger Skadet / ikke skadet
Oplysninger om strafbare forhold

Hvem behandler vi oplysninger om?

De forskellige typer af registrerede personer, hvorom der behandles personoplysninger.

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:

Medlemmer
Ledere
Trænere
Materialefolk

Hvem videregives oplysningerne til?

Oplistning af eventuelle modtagere af foreningens oplysninger, samt hvilke oplysninger der videregives og i hvilke tilfælde.

Hvis oplysninger ikke videregives, angives dette.

Almindelige personoplysninger om medlemmer, ledere og trænere videregives til DIU og specialforbund under DIF, når vi i foreningen har en berettiget interesse heri
I forbindelse med den daglige planlægning videregives navn, fødselsdato, e-mail og hold til Holdsport.
Ved indhentelse af børneattester videregives CPR-nummer til politiet. Herudover videregives personoplysninger i form af CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold til DIF og DGI, hvis en børneattest har anmærkninger
Ved anmodning om udlevering af nøglebrikker videregives Navn, mobilnummer og CPR-nummer til Gladsaxe Kommune

Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?

Der bør være en angivelse af hvilke oplysninger, der skal slettes og hvornår.

Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer
Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.
CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb
Børneattestoplysninger slettes umiddelbart efter modtagelsen fra Politiet.

i op til 3 år efter tilhørsforholdets ophør. Almindelige personoplysninger om ulønnede ledere og trænere opbevares i op til 3 år efter virket er ophørt. For lønnede ledere og træneres vedkommende opbevarer oplysningerne i op til 5 år efter arbejdets ophør.

Det noteres på listen over trænere, at der er indhentet og modtaget anmærkningsfri børneattest.

Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?

Her skal så vidt muligt laves en generel beskrivelse af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder en beskrivelse af måden oplysningerne registreres.

Vi opbevarer alle personoplysninger i foreningen på vores foreningscomputer, som er stationeret i sekretariatet og som er beskyttet af password Her er det kun Kasseren der kender passwordet. Det tages løbende backups af data som lægges i klubbens backup sky. Backup skyen er sikret med password.

Udover klubbens kasserer har klubbens formand adgang til filerne i skyen.

Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?

Hvordan opdager, rapporterer og undersøger vi brud på persondatasikkerheden? F.eks. ved hackerangreb. Hvordan vurderer vi, hvor alvorligt bruddet er?

Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.

Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: Vi logger alle uregelmæssigheder.

Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?

Ved erhvervelse af et nyt IT-system eller ved ændringer på det nuværende, tænker vi databeskyttelse med ind. Vi er opmærksomme på, at systemet gerne må bidrage til:

At vi ikke indsamler flere oplysninger end nødvendigt.
At vi ikke opbevarer oplysningerne længere end nødvendigt.
At vi ikke anvender oplysningerne til andre formål, end de formål, som oplysningerne oprindeligt blev indsamlet til.

Vores IT-system kan følgende:

Systemet har ikke en automatisk slettefunktion, så vi gennemgår oplysningerne manuelt ved hver sæsonstart
Give notifikation om regelmæssig fornyelse af password

Log over ændringer

2018-07-05 Tekst punkt 6d ændret.

Regler for fotografering i Gladsaxe Skøjtehal

Hallen er et offentligt rum så der må der gerne tages billeder af klubbens medlemmer og gæster både spillere og tilskuere i forbindelse med klubbens normale aktiviteter som f.eks. træning og kampe. Billederne må også offentliggøres uden samtykke fra dem der er på billederne.

Der må dog ikke offentliggøres billeder, hvor en person ”ser fjollet ud” eller på anden måde kan støde den der er på billedet. Herudover skal offentliggjorte billeder fjernes for det medie de er offentliggjort på, hvis en af dem der er på billedet, ønsker det.

Der må ikke offentliggøres billeder af f.eks. personer der står ved baren i klublokalet.

Direkte portrætlignende billeder og holdbilleder må kun offentliggøres, hvis hver enkelt har givet skriftlig tilladelse til det. Det gælder f.eks. billeder af de enkelte spillere og holdbilleder der offentliggøres på klubbens hjemmeside. Hvis billederne skal offentliggøres andre steder, skal det klart fremgå af den tilladelse der indhentes.

Der henvises i øvrigt til Datatilsynets ”billeder på internettet” https://www.datatilsynet.dk/emner/internet-og-apps/billeder-paa-internettet/

GLIS / Bent S. Kristensen

Privatlivspolitik